『重要書類』のスキャナ保存の要件
相手から「紙」で受け取った契約書、納品書、請求書、領収書などの『重要書類』（または自己が発行した同書類の控）をスマホやスキャナで読み取った電子データで保存し、紙の書類を廃棄するためには、電子帳簿保存法「スキャナ保存」で定められたルールを全て満たす必要があります。
2024年（令和６年）１月１日以降にスキャナ保存を行うためのルール（抜粋）
| ルール | 補足 | |
| ① | 書類を作成または受領してから７営業日以内にスキャナ入力する | 書類を作成または受領してからスキャナ保存を行うまでの「書類を作成または受領してからスキャナ保存するまでの各事務の処理規程」を定めている場合は、最長２ヵ月＋７営業日以内になります |
| ② | データが改ざんされていない証明として、上記入力期間内に「タイムスタンプの付与」を行う | 「タイムスタンプの付与」は一般的に有料のサービスです （時刻証明機能があるシステムで保存する場合、タイムスタンプの代替とすることができます） |
| ③ | 解像度200dpi以上、赤・緑・青の階調256階調（24ビットカラー）以上で読み取る | 要件を満たすスキャナやスマホが必要です |
| ④ | スキャンデータの訂正・削除を行った場合にその記録が残るシステムまたは訂正・削除ができないシステムを利用する | システムの初期設定で左記機能が無効になっている場合は、有効化の設定が必要です |
| ⑤ | スキャンデータとそのデータに対応する帳簿との間で、相互に関連性が確認できるようにする | 仕訳入力時にスキャンデータを紐付けて保存する会計ソフトを使う、仕訳の「No」がスキャンデータに連携される文書管理ソフトを使う、などが考えられます |
| ⑥ | 14インチ以上のカラーディスプレイ・カラープリンター・操作マニュアルを備え付け、一定の状態で速やかに出力できる | 「一定の状態」とは以下の状態のことです ・できる限り分割されずに元の形で出力できる ・元の紙と同じくらい鮮明に出力できる ・拡大または縮小ができる ・４ポイントの大きさの文字を認識できる |
| ⑦ | スキャナ保存するシステム等のシステム概要書、システム仕様書、操作説明書、スキャナ保存する手順や担当部署などを明らかにした書類を備え付ける | 国税庁ホームページで規程のサンプル「スキャナによる電子化保存規程」が公開されています |
| ⑧ | 取引年月日・取引金額・取引先により検索できる 日付または金額の範囲指定により検索できる ２つ以上の項目を組み合わせて検索できる |
システムの検索機能を利用するために、スキャンデータに取引年月日・金額・取引先名を正しく設定する必要があります |
上記制度の利用はあくまで任意であり、スキャナ保存を義務付けるものではありません。
スキャナ保存の様々なルールを満たして保存するためには、対応ソフトを正しく使用することが必要です。
もっとくわしく知りたいときは？
小田原税務署（自動音声によりご案内）
TEL 0465-35-4511
